Dlaczego arkusze Google, a nie Excel?

Większość z Was korzysta z Excela i przesyła sobie pliki w mailach czy komunikatorami. Uczyliśmy się tego w szkole i nabraliśmy nawyków. Bardzo starych nawyków z czasów dyskietek. W ten sposób powstaje wiele wersji tego samego dokumentu i bardzo łatwo się pogubić kto i kiedy naniósł daną zmianę. Mnożą się nazwy wersji i jeszcze trzeba pamiętać, żeby wcisnąć święte „Zapisz”. Bo jak się nie kliknie Ctrl+S to wszystko może być w jednej chwili utracone gdy tylko kot depnie w klawiaturę.

Od początku online

Arkusze Google (ang. Google Sheets) od początku były projektowane do pracy w sieci, dlatego nie mają wielu wad staruszka Excela. Są darmowe, więc pliki możemy dzielić z każdym. Kontrolować zrzutkę pieniędzy na prezent, zapisy na zajęcia, współdzielić budżet domowy czy publikować wyniki zawodów.

Nasze dokumenty są cały czas zapisywane w tle, więc odpada problem świętego Ctrl+S, dodatkowo możemy prześledzić wiele wcześniejszych wersji dokumentu i cofnąć się do odpowiedniego miejsca. Większość funkcji da się obsłużyć również bez podłączenia do internetu. Czyli praca z arkuszem może odbywać się np. w pociągu gdzie zasięg często znika.

Arkusze Google nie wymagają instalacji i otwierają się w przeglądarce.

Współdzielenie

Nad dokumentem może pracować równocześnie kilka osób. To bardzo użyteczne gdy dyskutujemy nad zmianami. Zmiany widoczne są na żywo dla każdego użytkownika. Widzimy nawet jego kursor i wiemy w której części dokumentu szpera. Zatem jeśli np. dyskutujemy nad zmianą w budżecie – wykreślenie któregoś punktu jest natychmiast widoczne dla wszystkich obserwujących plik.

Sheetsy nie są kopią Excela. Pozwalają na zapisywanie prostych plików w formacje .xlsx i wymianę z Excelem w obie strony, ale to nie wszystko – zawierają wiele funkcji własnych – przede wszystkim związanych z pracą w sieci. Potrafią na żywo publikować dane i wykresy na stronach internetowych. Mogą pobierać informacje z innych stron (także na żywo), sięgać po informacje z rynków finansowych, po obrazki z sieci. Niestety po ściągnięciu na dysk tych plików i otwarciu w Excelu – “magiczne właściwości” znikają.

Projekt Google Sheets jest cały czas rozwijany i stopniowo dodawane są kolejne funkcje. Bodajże w 2019 roku dodano obsługę makr. Można też pisać własne skrypty w języku Google Apps Script – będącym mutacją Javascriptu. Zatem dla wielu programistów składnia i zasady będą znajome. Ponadto na rynku dostępne są setki dodatków do Arkuszy – część płatnych, a część darmowych. Pozwalają one rozbudować funkcje programu.

Ograniczenia arkuszy google

Zauważyłem, że przy pracy z dużymi plikami – rzędu 3000 wierszy i kilkadziesiąt kolumn, arkusze lubią zwalniać. Podobnie dzieje się jeśli zaczynamy łączyć wiele plików (np. 40 różnych dokumentów). Wówczas przydaje się szybki komputer i sporo RAM (aplikacja Arkuszy jest napisana w javascripcie i korzysta z zasobów naszego komputera, a nie serwera w sieci).

W ciągu ostatnich trzech lat zdarzyło mi się w sumie 2 razy, że postanowiłem przenieść dokument do Excela, ze względu na szybkość obsługi.

Sprawdzony w bojach

Arkusze Google mają swoje wady i kaprysy, zresztą jak każde oprogramowanie. Część z nich będę chciał pokazać. Jednak dla mnie rachunek zysków i strat jest na korzyść rozwiązania online. Pracuję na nim od 2014 roku i po inne arkusze sięgam niezmiernie rzadko.

Często drukuję z niego dokumenty, zapisuję też w postaci .pdf. Zdarza mi się też osadzać treść arkuszy na stronach www.